Правила применения первичных документов

1

2

3

4

1

Требование подтверждения данных

Налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения, на основании первичных документов. Формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных документами, запрещено

Ст. 44 НК

2

Вид

Можно составлять или в бумажной, или в электронной форме. К электронной форме первичных документов применяются требования законодательства об электронных документах и электронном документообороте

Ч. 2 ст. 9 Закона № 996

3

Форма

Составляются на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующим органом госвласти.
Если законодательством не установлены типовые формы первичных документов, оформление хозопераций может осуществляться с использованием изготовленных самостоятельно бланков, которые должны содержать обязательные реквизиты или реквизиты типовых или специализированных форм

П. 2.7 Положения № 88, письмо Минфина от 15.01.15 г. № 31-11410-08-10/871

4

Язык

Оформляются на украинском языке.
Если первичные документы составлены на иностранном языке (например, в случае командировки работника за рубеж), то необходим аутентичный перевод на украинском языке

П. 1.3 Положения № 88, письмо Минфина от 05.04.13 г. № 31-08410-07-27/10841, письмо ГФС от 25.12.15 г. № 27700/6/99-95-42-03-15

5

Способ заполнения

Записи должны осуществляться только в темном цвете чернилами, пастой шариковых ручек, с помощью электронных средств обработки информации и другими средствами, которые бы обеспечили сохранение этих записей на протяжении установленного срока хранения документов и предотвратили внесение несанкционированных и незаметных исправлений.
Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочеркиванию

П. 2.10–2.11 Положения № 88

6

Обязательные реквизиты

Название документа (формы); дата составления; название предприятия, от имени которого составлен документ; содержание и объем хозоперации, единица измерения хозоперации; должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления; личная подпись или другие данные, дающие возможность идентифицировать лицо, которое принимало участие в осуществлении хозоперации.
Из-за отсутствия обязательного реквизита (например, даты составления) документ могут не признать первичным, и тогда возможен судебный спор с контролирующим органом. Вместе с тем мелкие ошибки в реквизитах, которые не мешают идентифицировать операцию, не должны приводить к таким последствиям. В таких случаях суды, как правило, решают спор в пользу предприятия

Ч. 2 ст. 9 Закона № 996, определение ВАСУ от 19.07.16 г. № К/800/50811/15

7

Дополнительные реквизиты

В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены также: идентификационный код предприятия, учреждения из Госреестра, номер документа, основание для осуществления операций, данные о документе, удостоверяющем лицо-получателя и т. п.

П. 2.4 Положения № 88

8

Кто имеет право подписывать

Подписывать первичные документы имеет право только лицо, уполномоченное осуществлять эту хозоперацию. Перечень таких лиц утверждается руководителем предприятия в соответствующем приказе (например, отдельным приказом в приложениях к приказу об учетной политике предприятия)

П. 2.5 Положения № 88

9

Печать

Печать не является обязательным реквизитом первичного документа. Вместе с тем ею можно скрепить подпись. Удостоверять подпись на приходных и расходных накладных печатью (при ее наличии у предприятия) не обязательно.
Использование при оформлении первичных документов факсимильного воспроизведения подписи допускается в порядке, установленном законом, другими актами гражданского законодательства

П. 2.5 Положения № 88, письмо Минюста от 11.04.14 г. № 2011-0-4-14/8.2

10

Исправление ошибок

По общему правилу в тексте и цифровых данных подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.
Ошибки в документах, созданных вручную, исправляются способом «красного сторно», дополнительных бухгалтерских проводок или корректурным способом, согласно которому неправильный текст или цифры зачеркиваются и над зачеркнутым надписывается правильный текст или цифры. Зачеркивание осуществляется одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.
Исправление ошибки должно быть обусловлено надписью «исправлено» и подтверждено подписями лиц, подписавших этот документ, с указанием даты исправления.
В документах, которыми оформлены кассовые и банковские операции и операции с ценными бумагами, исправление не допускается.
Исправление ошибок в документах и регистрах, созданных в форме электронного документа, осуществляется согласно законодательству

П. 4.1–4.6 Положения № 88

11

Срок хранения

Первичные документы, подтверждающие доходы и расходы предприятия, необходимо хранить не менее 1 095 дней (2 555 дней – для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием) со дня представления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы.
В случае потери, повреждения или досрочного уничтожения первичных документов налогоплательщик обязан в пятидневный срок со дня такого события письменно уведомить контролирующий орган по месту учета, а также восстановить утраченные документы в течение 90 календарных дней со дня, следующего за днем поступления уведомления в контролирующий орган

П. 44.3–44.5 НК

1

2

3

4

1

Основные средства

Приказ Минстата от 29.12.95 г. № 352 «Об утверждении типовых форм первичного учета».
Приказ Минагрополитики от 27.09.07 г. № 701 «Об утверждении специализированных форм первичных документов по учету основных средств и прочих необоротных активов сельскохозяйственных предприятий и Методических рекомендаций относительно их применения»

«Документальное обеспечение учета основных средств на сельхозпредприятии» – документирование операций с основными средствами.
«Требовать ли от арендодателя акт оказания услуг в случае финансовой аренды объекта основных средств?» – документирование финаренды.
«Специализированные и типовые формы первичных документов на сельхозпредприятиях» – особенности применения типовых и специализированных форм.
«Составляем первичные документы по аренде имущества» – документирование операций по аренде имущества.
«Техобслуживание и ремонт cельхозтехники: пошаговый алгоритм бухучета» – оформление первичных документов при техобслуживании и ремонте сельхозтехники

2

Нематериальные активы

Приказ Минфина от 22.11.04 г. № 732 «Об утверждении типовых форм первичного учета объектов права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов»

3

Биологические активы

Приказ Минагрополитики от 21.02.08 г. № 73 «Об утверждении Методических рекомендаций относительно применения специализированных форм первичных документов по учету долгосрочных и текущих биологических активов»

«Перевод животных из группы в группу: документирование и учет» – о документировании перевода животных из группы в группу.
«Специализированные и типовые формы первичных документов на сельхозпредприятиях» – особенности применения специализированных форм.
«Учет многолетних насаждений по-новому» – документирование операций с многолетними насаждениями.
«Частичная ликвидация многолетних насаждений» – составление первичных документов по ликвидации многолетних насаждений.
«Особенности бухучета в птицеводстве» – о документировании операций в птицеводстве

4

Запасы

Приказ Минстата от 21.06.96 г. № 193 «Об утверждении типовых форм первичных учетных документов по учету сырья и материалов».
Приказ Минагрополитики от 21.12.07 г. № 929 «Об утверждении Методических рекомендаций относительно применения специализированных форм первичных документов по учету производственных запасов в сельскохозяйственных предприятиях»

«Специализированные и типовые формы первичных документов на сельхозпредприятиях» – особенности применения типовых и специализированных форм.
«Оприходование продукции овощеводства: какими документами оформляется?» – документирование получения продукции овощеводства.
«Собираем урожай зерновых: документирование и учет», «Послеуборочная доработка зерна», «Определяем фактическую себестоимость зерна», «Существуют ли нормативы убыли зерна в результате доработки?», «Организация учета на мельнице» – документирование операций по сбору и доработке зерна

5

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы

Приказ Минстата от 22.05.96 г. № 145 «Об утверждении типовых форм первичных учетных документов по учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов»

6

Наличные средства и кассовые операции

Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.17 г. № 148

«Новые бланки кассовых документов: заполняем без ошибок» – о порядке заполнения кассовых документов;
«Как заполнить кассовые документы в случае выдачи наличности по доверенности?» – об оформлении кассовых документов в случае выдачи наличности по доверенности;
«Как составить ПКО при реализации собственной продукции?», «Реализация физлицам собственной продукции со склада: документирование и учет расчетов», «Реализация работ по обработке почвы физлицам: выбираем вариант бухучета и налогообложения» – документирование расчетов с физлицами при реализации продукции, предоставлении услуг;
«Как оформить выплату арендной платы за землю и РКО: разъяснение от НБУ» – документирование операций по выплате арендной платы, по внесению наличности в банк;
«Заполнение некоторых реквизитов кассовых ордеров и их нумерация: позиции НБУ и ГФС» – дополнение реквизитов кассовых номеров и их нумерация

7

Безналичные расчеты

Инструкция о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденная постановлением Правления НБУ от 21.01.04 г. № 22

«Документальное оформление реализации продукции с покупателем и заказчиком» – о документировании операций с покупателями и заказчиками

8

Оплата труда

Постановление КМУ от 27.04.93 г. № 301 «О трудовых книжках работников».
Приказ Госкомстата от 05.12.08 г. № 489 «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда».

Приказ Госкомстата и Минобороны от 25.12.09 г. № 495/656 «Об утверждении типовой формы первичного учета № П-2 «Личная карточка работника».
Приказ Минстата от 27.10.95 г. № 277 «Об утверждении типовых форм первичного учета личного состава»

«Порядок ведения трудовых книжек» – о порядке ведения трудовых книжек

9

Транспортные перевозки (товарно-транспортная накладная – ТТН)

Правила перевозок грузов автомобильным транспортом в Украине, утвержденные приказом Минтранса от 14.10.97 г. № 363 (форма ТТН приведена в приложении 7 к Правилам)

«ТТН для сельхозпредприятий» – о порядке применения специализированных для сельхозпредприятий форм ТТН.
«Можно ли ТТН заполнять печатным способом, а частично – от руки?» – о способах заполнения ТТН.
«Использование ТТН: актуальные акценты» – об основных требованиях и правилах применения ТТН

10

Расходы на командировку (авансовый отчет)

Приказ Минфина от 28.09.15 г. № 841 «Об утверждении формы Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и Порядка его составления»

«Подотчетные средства: выдача, использование, учет» – о правилах составления и представления авансового отчета

11

Инвентаризация

Постановление Госкомстата СССР от 28.12.89 г. № 241 (письма Госкомстата от 26.05.04 г. № 03-04-05/41 и от 30.01.03 г. № 03-04-05/18) (специализированные формы инвентаризационных документов для сельхозпредприятий).
Приказ Минфина от 17.06.15 г. № 572 (типовые формы для отражения бюджетными учреждениями результатов инвентаризации).
Методические рекомендации по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств, расчетов и незавершенного производства сельскохозяйственных предприятий (приложение к письму Минагрополитики от 04.12.03 г. № 37-27-12/14023)

«Годовая инвентаризация – 2017: что нужно знать» – организация инвентаризации, в т. ч. документирование.
«Недостача в результате инвентаризации: документальное оформление», «Как инвентаризовать основные средства, содержащиеся с целью продажи?», «Как провести инвентаризацию расчетов с бюджетом?» – документальное оформление инвентаризации основных средств, активов на забалансовых счетах, расчетов с бюджетом