Правила застосування первинних документів

№
з / п

Вимога

Зміст

Чим регламентовано

1

2

3

4

1

Вимога підтвердження даних

Платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування, на підставі первинних документів. Формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, заборонено

Ст. 44 ПК

2

Вид

Можна складати або в паперовій, або в електронній формі. До електронної форми первинних документів застосовуються вимоги законодавства про електронні документи та електронний документообіг

Ч. 2 ст. 9 Закону № 996

3

Форма

Складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом держвлади.
Якщо законодавством не встановлено типових форм первинних документів, оформлення госпоперацій може здійснюватися з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов’язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм

П. 2.7 Положення № 88, лист Мінфіну від 15.01.15 р. № 31-11410-08-10/871

4

Мова

Оформлюються українською мовою.
Якщо первинні документи складено іноземною мовою (наприклад, у разі відрядження працівника за кордон), то потрібен автентичний переклад українською мовою

П. 1.3 Положення № 88, лист Мінфіну від 05.04.13 р. № 31-08410-07-27/10841, лист ДФС від 25.12.15 р. № 27700/6/99-95-42-03-15

5

Спосіб заповнення

Записи повинні здійснюватися тільки в темному кольорі чорнилом, пастою кулькових ручок, за допомогою електронних засобів оброблення інформації та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого строку зберігання документів та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень.
Вільні рядки в первинних документах підлягають обов'язковому прокреслюванню

П. 2.10–2.11 Положення № 88

6

Обов’язкові реквізити

Назва документа (форми); дата складання; назва підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг госпоперації, одиниця виміру госпоперації; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні госпоперації.
Через відсутність обов'язкового реквізиту (наприклад, дати складання) документ можуть не визнати первинним, і тоді можливий судовий спір із контролюючим органом. Водночас дрібні помилки в реквізитах, які не заважають ідентифікувати операцію, не повинні призводити до таких наслідків. У таких випадках суди, як правило, вирішують спір на користь підприємства

Ч. 2 ст. 9 Закону № 996, ухвала ВАСУ від 19.07.16 р. № К/800/50811/15

7

Додаткові реквізити

Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені також: ідентифікаційний код підприємства, установи з Держреєстру, номер документа, підстава для здійснення операцій, дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо

П. 2.4 Положення № 88

8

Хто має право підписувати

Підписувати первинні документи має право лише особа, уповноважена здійснювати цю госпоперацію. Перелік таких осіб затверджується керівником підприємства у відповідному наказі (наприклад, окремим наказом в додатках до наказу про облікову політику підприємства)

П. 2.5 Положення № 88

9

Печатка

Печатка не є обов’язковим реквізитом первинного документа. Водночас нею можна скріпити підпис. Засвідчувати підпис на прибуткових та видаткових накладних печаткою (за її наявності в підприємства) не обов’язково.
Використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається в порядку, установленому законом, іншими актами цивільного законодавства

П. 2.5 Положення № 88, лист Мін’юсту від 11.04.14 р. № 2011-0-4-14/8.2

10

Виправлення помилок

За загальним правилом, у тексті та цифрових даних підчистки та необумовлені виправлення не допускаються.
Помилки в документах, створених вручну, виправляються способом «червоного сторно», додаткових бухгалтерських проведень або коректурним способом, відповідно до якого неправильний текст або цифри закреслюються і над закресленим надписується правильний текст або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.
Виправлення помилки має бути обумовлене надписом «виправлено» та підтверджене підписами осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення.
У документах, якими оформлено касові й банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не допускається.
Виправлення помилок у документах і регістрах, створених у формі електронного документа, здійснюється відповідно до законодавства

П. 4.1–4.6 Положення № 88

11

Строк зберігання

Первинні документи, що підтверджують доходи та витрати підприємства, слід зберігати не менше 1 095 днів (2 555 днів – для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням) із дня подання податкової звітності, для складання якої використовуються зазначені документи.
У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення первинних документів платник податків зобов'язаний у п'ятиденний строк із дня такої події письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку, а також відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів із дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу

П. 44.3–44.5 ПК

1

2

3

4

1

Основні засоби

Наказ Мінстату від 29.12.95 р. № 352 «Про затвердження типових форм первинного обліку».
Наказ Мінагрополітики від 27.09.07 р. № 701 «Про затвердження спеціалізованих форм первинних документів з обліку основних засобів і інших необоротних активів сільськогосподарських підприємств та Методичних рекомендацій щодо їх застосування»

«Документальне забезпечення обліку основних засобів на сільгосппідприємстві» – документування операцій з основними засобами.
«Чи вимагати від орендодавця акт надання послуг у разі фінансової оренди об’єкта основних засобів?» – документування фіноренди.
«Типові та спеціалізовані форми первинних документів на сільгосппідприємствах» – особливості застосування типових та спеціалізованих форм.
«Складаємо первинні документи щодо оренди майна» – документування операцій з оренди майна.
«Техобслуговування та ремонт cільгосптехніки: покроковий алгоритм бухобліку» – оформлення первинних документів при техобслуговуванні та ремонті сільгосптехніки

2

Нематеріальні активи

Наказ Мінфіну від 22.11.04 р. № 732 «Про затвердження типових форм первинного обліку об'єктів права інтелектуальної власності в складі нематеріальних активів»

3

Біологічні активи

Наказ Мінагрополітики від 21.02.08 р. № 73 «Про затвердження Методичних рекомендацій щодо застосування спеціалізованих форм первинних документів з обліку довгострокових та поточних біологічних активів»

«Переведення тварин із групи в групу: документування та облік» – про документування переведення тварин із групи в групу.
«Типові та спеціалізовані форми первинних документів на сільгосппідприємствах» – особливості застосування спеціалізованих форм.
«Облік багаторічних насаджень по-новому» – документування операцій з багаторічними насадженнями.
«Часткова ліквідація багаторічних насаджень» – складання первинних документів з ліквідації багаторічних насаджень.
«Особливості бухобліку у птахівництві» – про документування операцій у птахівництві

4

Запаси

Наказ Мінстату від 21.06.96 р. № 193 «Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів».
Наказ Мінагрополітики від 21.12.07 р. № 929 «Про затвердження Методичних рекомендацій щодо застосування спеціалізованих форм первинних документів з обліку виробничих запасів в сільськогосподарських підприємствах»

«Типові та спеціалізовані форми первинних документів на сільгосппідприємствах» – особливості застосування типових та спеціалізованих форм.
«Оприбуткування продукції овочівництва: якими документами оформлюється?» – документування отримання продукції овочівництва.
«Збираємо врожай зернових: документування та облік», «Післязбиральна доробка зерна», «Визначаємо фактичну собівартість зерна», «Чи існують нормативи убутку зерна в результаті доробки?», «Організація обліку на млині» – документування операцій зі збору та доробки зерна

5

Малоцінні та швидкозношувані предмети

Наказ Мінстату від 22.05.96 р. № 145 «Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку малоцінних і швидкозношуваних предметів»

6

Готівкові кошти та касові операції

Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.17 р. № 148

«Нові бланки касових документів: заповнюємо без помилок» – про порядок заповнення касових документів;
«Як заповнити касові документи в разі видачі готівки за довіреністю?» – про оформлення касових документів в разі видачі готівки за довіреністю;
«Як скласти ПКО при реалізації власної продукції?», «Реалізація фізособам власної продукції зі складу: документування та облік розрахунків», «Реалізація робіт з обробітку ґрунту фізособам: обираємо варіант бухобліку та оподаткування» – документування розрахунків з фізособами при реалізації продукції, наданні послуг;
«Як оформити виплату орендної плати за землю та ВКО: роз’яснення від НБУ» – документування операцій з виплати орендної плати, з внесення готівки до банку;
«Заповнення деяких реквізитів касових ордерів та їх нумерація: позиції НБУ та ДФС» – заповнення реквизітів касових номерів та їх нумерація

7

Безготівкові розрахунки

Інструкція про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті, затверджена постановою Правління НБУ від 21.01.04 р. № 22

«Документальне оформлення реалізації продукції з покупцем і замовником» – про документування операцій з покупцями та замовниками

8

Оплата праці

Постанова КМУ від 27.04.93 р. № 301 «Про трудові книжки працівників».
Наказ Держкомстату від 05.12.08 р. № 489 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці».
Наказ Держкомстату та Міноборони від 25.12.09 р. № 495/656 «Про затвердження типової форми первинного обліку № П-2 «Особова картка працівника».
Наказ Мінстату від 27.10.95 р. № 277 «Про затвердження типових форм первинного обліку особового складу»

«Порядок ведення трудових книжок» – про порядок ведення трудових книжок

9

Транспортні перевезення (товарно-транспортна накладна – ТТН)

Правила перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні, затверджені наказом Мінтрансу від 14.10.97 р. № 363 (форму ТТН наведено в додатку 7 до Правил)

«ТТН для сільгосппідприємств» – про порядок застосування спеціалізованих форм ТТН для сільгосппідприємств.
«Чи можна ТТН заповнювати друкованим способом, а частково – від руки» – про способи заповнення ТТН.
«Застосування ТТН: актуальні акценти» – про основні вимоги та правила застосування ТТН

10

Витрати на відрядження (авансовий звіт)

Наказ Мінфіну від 28.09.15 р. № 841 «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, і Порядку його складання»

«Підзвітні кошти: видача, використання, облік» – про правила складання та подання авансового звіту

11

Інвентаризація

Постанова Держкомстату СРСР від 28.12.89 р. № 241 (листи Держкомстату від 26.05.04 р. № 03-04-05/41 і від 30.01.03 р. № 03-04-05/18) (спеціалізовані форми інвентаризаційних документів для сільгосппідприємств).
Наказ Мінфіну від 17.06.15 р. № 572 (типові форми для відображення бюджетними установами результатів інвентаризації).
Методичні рекомендації з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, розрахунків та незавершеного виробництва сільськогосподарських підприємств (додаток до листа Мінагрополітики від 04.12.03 р. № 37-27-12/14023)

«Річна інвентаризація – 2017: що потрібно знати» – організація інвентаризації, в т. ч. документування.
«Нестача у результаті інвентаризації: документальне оформлення?», «Як інвентаризувати основні засоби, що утримуються з метою продажу?», «Як провести інвентаризацію розрахунків із бюджетом?», – документальне оформлення інвентаризації основних засобів, активів на позабалансових рахунках, розрахунків з бюджетом